Aplikaci Palletoo (app.palletoo.com) a web palletoo.com provozuje Hifour s.r.o., IČO 47537841, se sídlem Dobrovského 1076/36, 170 00 Praha 7, Česká republika („Palletoo“, „my“). Kontakt pro ochranu osobních údajů: support@palletoo.com.
1. V jaké roli údaje zpracováváme
Palletoo je software pro řízení přeprav a zároveň nabízí vlastní přepravu zásilek přes partnerské dopravce. Údaje, které do softwaru vkládáte při práci s vašimi vlastními dopravci, zpracováváme jako zpracovatel na váš pokyn; jejich správcem jste vy (body 2 a 3).
Jako správce zpracováváme údaje o zásilkách, které si u nás objednáte (přepravu zajišťujeme vlastním jménem a odpovídáme za ni), a údaje nutné k vedení účtu, fakturaci, bezpečnosti služby a komunikaci s vámi (bod 4).
2. Údaje, které zpracováváme jako zpracovatel
Jde o údaje, které do Palletoo vkládáte nebo které v něm vznikají při práci s vašimi vlastními dopravci (netýká se přeprav objednaných u nás, viz bod 4):
- přepravy a poptávky: adresy nakládky a vykládky, kontaktní osoby na místě, příjemci, údaje o zboží, termíny, ceny,
- vaši dopravci a jejich kontaktní osoby,
- dokumenty, které nahrajete, a přístupové údaje k vašim účtům u vlastních dopravců (ukládáme je šifrovaně a používáme jen k odeslání objednávek, které potvrdíte),
- komunikace s dopravci odeslaná nebo přijatá přes Palletoo, včetně odpovědí dopravců na vaše poptávky.
Tyto údaje zpracováváme výhradně za účelem poskytování služby a podle Zpracovatelské smlouvy, která je součástí obchodních podmínek. Nepoužíváme je pro vlastní účely, neprodáváme je a nepoužíváme je k trénování modelů umělé inteligence.
Za informování osob, jejichž údaje do Palletoo vkládáte (např. kontaktních osob a příjemců), a za právní základ zpracování odpovídáte jako správce vy. Pokud se na nás s žádostí o uplatnění práv obrátí přímo dotčená osoba, předáme ji vám a poskytneme vám potřebnou součinnost.
3. Připojená e-mailová schránka (Google, Microsoft 365)
Uživatelé tarifu Pro a Enterprise si mohou připojit svou schránku Gmail / Google Workspace nebo Microsoft 365 / Outlook, aby poptávky jejich dopravcům odcházely z jejich adresy. Jde o součást služby, kterou poskytujeme jako zpracovatel.
Od Googlu nebo Microsoftu získáme jen adresu a jméno schránky a oprávnění odesílat e-maily vaším jménem. Používáme tato oprávnění:
- Google:
gmail.send(odesílání) aopenid,email(adresa účtu), - Microsoft:
Mail.Send(odesílání),User.Read(jméno a adresa schránky) aopenid,email,profile,offline_access(přihlášení a obnovení přístupu).
Žádné oprávnění ke čtení vaší schránky nežádáme.
Přístupové a obnovovací tokeny ukládáme šifrovaně (AES-256-GCM).
Oprávnění používáme výhradně k odeslání poptávky, kterou v Palletoo sami potvrdíte, dopravcům, které jste si zadali. Vaši poštu nečteme, neprocházíme ani neukládáme; ukládáme jen kopii poptávky, kterou Palletoo odeslalo. Odpovědi dopravců na takto odeslané poptávky chodí na adresu Palletoo vytvořenou pro danou poptávku, abychom je mohli zobrazit a zpracovat ve vašem účtu; do vaší schránky je přeposíláme, jen pokud si to v nastavení zapnete.
Schránku můžete kdykoli odpojit v Nastavení → Hromadné poptávky. Tokeny tím smažeme a u Googlu je i odvoláme. Přístup můžete odebrat také přímo v nastavení svého účtu Google nebo Microsoft.
Používání a předávání informací získaných z Google API jiným aplikacím se řídí zásadami Google API Services User Data Policy, včetně požadavků Limited Use. Údaje z Google API nepoužíváme k reklamě, neprodáváme je, nepředáváme je dál (kromě nezbytného pro odeslání poptávky) a nepoužíváme je k vývoji, zlepšování ani trénování modelů umělé inteligence. Lidé z Palletoo k nim mají přístup jen s vaším výslovným souhlasem, kvůli bezpečnosti (např. vyšetření zneužití) nebo když to vyžaduje zákon.
4. Údaje, které zpracováváme jako správce
| Údaje | Účel | Právní základ | Doba uchování |
|---|---|---|---|
| Přepravy objednané u Palletoo: odesílatel, příjemce, kontaktní osoby, adresy nakládky a vykládky, údaje o zásilce, termíny, přepravní dokumenty, komunikace a reklamace | zajištění přepravy přes partnerské dopravce, sledování zásilky, vyřízení reklamací a škodních událostí, fakturace | plnění smlouvy; u osob, které nejsou naším zákazníkem (příjemci, kontaktní osoby), oprávněný zájem na řádném provedení přepravy | 3 roky od doručení zásilky nebo vyřízení reklamace, déle při probíhajícím sporu; účetní doklady 10 let |
| Údaje o účtu a uživatelích: jméno, e-mail, telefon, firma, IČO, DIČ, fakturační adresa | vedení účtu, plnění smlouvy, zákaznická podpora | plnění smlouvy; u uživatelů jednajících za firmu náš oprávněný zájem na plnění smlouvy s ní | po dobu smlouvy a 3 roky po jejím skončení, případně do skončení sporu |
| Faktury, platby, čísla účtů a jejich párování | účetnictví a daně | právní povinnost | 10 let (§ 35 zákona o DPH) |
| Záznamy o přihlášení a používání, IP adresa, údaje o prohlížeči | bezpečnost, prevence zneužití, provoz služby | oprávněný zájem | nejvýše 12 měsíců |
| Statistiky návštěvnosti webu palletoo.com (navštívená stránka, odkazující web, parametry kampaně) | měření návštěvnosti webu | oprávněný zájem | podle podmínek poskytovatele statistik |
| Kontaktní údaje stávajících zákazníků | obchodní sdělení o našich obdobných službách | oprávněný zájem (§ 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb.) | do vznesení námitky nebo skončení smlouvy |
Údaje příjemců a kontaktních osob u přeprav objednaných u nás získáváme od zákazníka, který zásilku objednává.
Poskytnutí údajů o účtu je nutné k uzavření smlouvy; bez nich vám účet nemůžeme zřídit.
Při poskytování služby neprobíhá automatizované rozhodování, které by mělo právní nebo obdobně významné účinky.
5. Komu údaje předáváme
Údaje předáváme jen v rozsahu nutném pro službu:
- partnerským dopravcům, u kterých přepravu objednanou u nás zajišťujeme vlastním jménem: silniční, námořní, letečtí a železniční dopravci a speditéři v Česku i v zahraničí. Údaje zpracovávají jako samostatní správci za účelem provedení přepravy,
- dopravcům, kterým v softwaru odesíláte poptávky nebo objednávky na váš pokyn,
- našim zpracovatelům (subdodavatelům): hosting aplikace (Hetzner, Německo), hosting webu palletoo.com včetně statistik návštěvnosti (Macaly, LANGTAIL.COM s.r.o., Česko), transakční e-maily (Postmark), fakturace (Fakturoid), interní provozní upozornění (Slack), e-mailové a kancelářské služby (Google Workspace), zpracování dokumentů a odpovědí dopravců pomocí umělé inteligence (Anthropic). Údaje z vaší připojené schránky mezi ně nepatří. Se všemi máme uzavřenu smlouvu o zpracování. Aktuální seznam je na stránce Subdodavatelé,
- pojišťovnám a likvidátorům při řešení škodních událostí na zásilkách,
- Googlu nebo Microsoftu jako poskytovateli vaší schránky, pokud ji připojíte a odešlete přes ni poptávku,
- orgánům veřejné moci, když to vyžaduje zákon.
6. Předávání mimo EU
| Poskytovatel | Záruka |
|---|---|
| Google, Microsoft, Postmark, Slack | EU–US Data Privacy Framework |
| Anthropic | standardní smluvní doložky (součást smlouvy o zpracování) |
| Partnerští dopravci a příjemci mimo EHP (u mezinárodních přeprav) | předání nezbytné pro plnění smlouvy (čl. 49 odst. 1 písm. b) GDPR), případně standardní smluvní doložky |
Kopii příslušných záruk vám na požádání poskytneme.
7. Zabezpečení
Údaje chráníme technickými a organizačními opatřeními odpovídajícími riziku, zejména šifrováním přenosu, šifrováním citlivých údajů, řízením přístupů a pravidelným zálohováním. Zálohy se přemazávají v cyklu 30 dní.
8. Vaše práva
U údajů, které zpracováváme jako správce (bod 4), máte právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování a přenositelnost. Žádosti posílejte na support@palletoo.com; vyřídíme je do jednoho měsíce. Můžeme vás požádat o ověření totožnosti.
Právo vznést námitku: proti zpracování na základě našeho oprávněného zájmu můžete kdykoli vznést námitku. Proti zasílání obchodních sdělení se můžete ohradit kdykoli, také odkazem v každém z nich; poté vám je přestaneme zasílat.
U údajů, které zpracováváme jako zpracovatel (body 2 a 3), uplatňujte práva u zákazníka, který je do Palletoo vložil.
Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).
9. Cookies
Web palletoo.com cookies nepoužívá. Jeho návštěvnost měříme bez cookies prostřednictvím statistik poskytovatele hostingu (Macaly), které zaznamenávají navštívenou stránku, odkazující web a parametry kampaně (UTM); právním základem je náš oprávněný zájem na měření návštěvnosti. Aplikace cookies nepoužívá; do úložiště prohlížeče ukládá jen údaje nezbytné pro přihlášení a fungování služby, ke kterým se souhlas nevyžaduje. Podrobnosti jsou v Zásadách používání cookies.
10. Změny zásad
Zásady můžeme aktualizovat. Podstatné změny oznámíme v aplikaci nebo e-mailem; platné znění je vždy na této stránce.